Carica, consulta e gestisci i documenti dei dipendenti: buste paga, contratti, certificati sicurezza, documenti anagrafici e scadenze. Supporta documenti fronte/retro con anteprima inline e download protetto.
Nella pagina Gestione Documenti, seleziona il dipendente dall'elenco o cercalo per nome/cognome. Si apre la scheda documenti del dipendente selezionato.
Seleziona la categoria del documento dal menu a tendina:
• Busta Paga — cedolini mensili
• Contratto — contratti di lavoro e proroghe
• Certificato Sicurezza — attestati corsi, visite mediche
• Documento Anagrafico — permesso soggiorno, CIE, patente, passaporto, codice fiscale
• Altro — qualsiasi altro documento aziendale
Clicca su "Scegli file" e seleziona il documento dal tuo computer. I formati supportati sono PDF, JPG, JPEG e PNG. Per i documenti cartacei, scansiona o fotografa il documento prima di caricarlo.
Per i documenti con data di scadenza (permesso soggiorno, patente, CIE, certificati), compila il campo "Valido al". Il sistema invierà automaticamente una notifica backoffice 15 giorni prima della scadenza. Vedi sezione Scadenze →
Clicca 💾 Salva Documento. Il file viene archiviato in modo sicuro sul server, associato al dipendente e alla sua azienda. Il documento appare immediatamente nell'elenco.
Puoi visualizzare il contenuto di un documento direttamente nella pagina, senza scaricarlo sul computer:
Nell'elenco documenti del dipendente, clicca sull'icona 👁️ Anteprima accanto al documento desiderato.
Il documento viene servito con intestazione Content-Disposition: inline, che dice al browser di mostrarlo direttamente nella pagina invece di forzare il download. I PDF vengono mostrati nel visualizzatore integrato del browser, le immagini (JPG/PNG) vengono renderizzate direttamente.
Per i documenti con retro, trovi due pulsanti distinti: 👁️ Fronte e 👁️ Retro. Ciascuno mostra il lato corrispondente senza scaricare il file.
Per salvare una copia locale del documento originale:
Nell'elenco documenti del dipendente, clicca sull'icona ⬇️ Download accanto al documento desiderato.
Il file viene servito con intestazione Content-Disposition: attachment, che forza il download nel browser. Il nome file conservato è quello originale assegnato al momento del caricamento.
Per i documenti con retro, trovi due pulsanti distinti: ⬇️ Fronte e ⬇️ Retro. Il file del retro viene scaricato con il prefisso retro_ nel nome file per distinguerlo dal fronte.
Alcuni documenti (carta d'identità, permesso di soggiorno, patente) hanno informazioni su entrambi i lati. Il sistema supporta nativamente il caricamento e la consultazione separata di fronte e retro.
Durante il caricamento del documento, seleziona il file del lato frontale nel campo principale. Questo è il lato predefinito per anteprima e download.
Nello stesso form di caricamento, trovi il campo aggiuntivo "Foto Retro". Seleziona il file del lato posteriore. Il sistema lo salva separatamente dallo stesso record documento.
Nell'elenco documenti, i record con retro mostrano due coppie di pulsanti:
• 👁️ Fronte / ⬇️ Fronte — per il lato frontale
• 👁️ Retro / ⬇️ Retro — per il lato posteriore
Ciascun pulsante opera sul file corrispondente in modo indipendente.
Per i documenti con data di scadenza, il sistema gestisce automaticamente gli avvisi:
Durante il caricamento o la modifica di un documento, compila il campo "Valido al" con la data di scadenza del documento. Questo campo è disponibile per tutti i tipi di documento ma è particolarmente importante per i documenti anagrafici e i certificati di sicurezza.
Un processo automatico giornaliero (cron) controlla tutti i documenti anagrafici in scadenza entro 15 giorni. Per ciascun documento trovato, crea una notifica nel sistema messaggi del backoffice con i dettagli del documento e del dipendente interessato.
Ogni documento genera una sola notifica di scadenza, anche se il cron gira più giorni consecutivi nella finestra dei 15 giorni. Questo evita spam di avvisi duplicati. Dopo l'invio, il documento viene marcato come "avviso inviato" e non viene più segnalato fino al rinnovo della data di scadenza.
Il sistema organizza i documenti in categorie per facilitare la ricerca e la gestione:
Cedolini mensili, tredicesima, quattordicesima, TFR. Utile per archiviare lo storico retributivo del dipendente.
Contratti di assunzione, proroghe, trasformazioni, lettere di incarico. Conserva lo storico contrattuale completo.
Attestati corsi formazione, visite mediche, patentini, abilitazioni specifiche. Verifica sempre la data di scadenza.
Permesso di soggiorno, Carta d'Identità (CIE), Patente, Passaporto, Codice Fiscale. Questi documenti attivano la notifica automatica di scadenza. Supportano il caricamento fronte/retro.
Qualsiasi altro documento aziendale non classificabile nelle categorie precedenti: verbali, comunicazioni, autorizzazioni, ecc.