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Cos'è la Firma Documento Addetto?
È una pagina pubblica (non richiede login) dove il dipendente può leggere e firmare il proprio contratto di lavoro direttamente dal telefono, dopo aver ricevuto un link via WhatsApp dall'ufficio.
💡 A cosa serve: Semplifica la firma dei contratti: invece di stampare, firmare a penna e scansionare, il dipendente firma direttamente dal telefono con il dito, in pochi secondi.
🔄 Flusso completo di invio e firma
1️⃣ Ufficio
Genera il PDF del contratto dalla pagina Contratti Personale
2️⃣ Invio
Clicca "📲 Invia per Firma" → genera link univoco e invia WhatsApp
3️⃣ Dipendente
Apre il link, legge il contratto e firma col dito
4️⃣ Archivio
La firma viene salvata e il contratto risulta firmato
📲 Come arriva il link al dipendente
Dalla pagina Contratti Personale, l'ufficio:
- Seleziona il tipo documento dal menu a tendina (es. "CONTRATTO_APPALTO_STANDARD").
- Clicca "📲 Invia per Firma".
- Il sistema genera un token univoco valido 30 giorni e lo invia via WhatsApp al dipendente, usando il numero registrato in Anagrafica Addetti.
- Il messaggio WhatsApp contiene il link diretto alla pagina di firma.
✅ Nessun account richiesto: il dipendente non deve creare password o account. Il token nel link lo identifica automaticamente.
📋 Cosa vede il dipendente nella pagina
Quando il dipendente apre il link, vede:
- Intestazione: saluto personalizzato ("Ciao Mario Rossi, scorri il documento qui sotto prima di firmare").
- Riquadro PDF: il contratto completo, scorrevole, da leggere attentamente.
- Checkbox: "Dichiaro di aver letto e compreso per intero il documento sopra" (obbligatoria).
- Riquadro firma: area dove firmare col dito (o col mouse da PC).
- Pulsanti: "🗑️ Cancella" (per rifare la firma) e "✍️ Conferma Firma" (disabilitato finché non ha spuntato la checkbox e firmato).
💡 Mobile-friendly: la pagina è ottimizzata per smartphone, con touch-friendly e layout verticale. Funziona anche da PC, ma la firma col dito è più naturale.
✍️ Come firmare
- Scorri il PDF per leggere tutto il contratto.
- Spunta la checkbox "Dichiaro di aver letto e compreso per intero il documento sopra".
- Firma nel riquadro con il dito (o col mouse): disegna la tua firma come faresti su carta.
- Se sbagli, clicca "🗑️ Cancella" per ripulire il riquadro e rifirmare.
- Quando sei soddisfatto, clicca "✍️ Conferma Firma".
✅ Conferma immediata: dopo la firma, vedi il messaggio "✅ Firma salvata correttamente. Il documento qui sotto è ora firmato: usa il menu del tuo browser per salvarlo o inviarlo."
🔒 Sicurezza e validità legale
La firma ha valore legale come una firma autografa, perché:
- Il token monouso identifica univocamente il dipendente (nessun altro può firmare al suo posto).
- Il sistema registra data, ora e IP della firma (tracciabilità completa).
- L'immagine della firma viene salvata sul server e collegata al contratto.
- Il link scade dopo 30 giorni: dopo quella data, non è più utilizzabile.
⚠️ Non condividere il link: se qualcuno firma al tuo posto, la firma è comunque valida legalmente (perché il token ti identifica).
🔔 Solleciti automatici
Se il dipendente non firma entro un certo tempo, il sistema invia automaticamente dei solleciti WhatsApp (ogni 12 ore, fino a un massimo configurabile).
L'ufficio può anche inviare un sollecito manuale dalla tabella "📲 Documenti inviati per firma" in Contratti Personale, cliccando il pulsante "🔔 Sollecita".
📊 Storico firme in Contratti Personale
Nella pagina Contratti Personale, la tabella "📲 Documenti inviati per firma" mostra:
- Documento: tipo documento (es. "CONTRATTO_APPALTO_STANDARD").
- Stato: badge colorato (🟢 FIRMATO, 🟡 Inviato/Aperto, 🔴 Scaduto).
- Inviato il: data e ora di invio.
- Firmato il: data e ora di firma (o "—" se non ancora firmato).
- Reminder: numero di solleciti inviati automaticamente.
- Azioni: 👁️ Apri (anteprima PDF), 🔔 Sollecita (invio sollecito manuale).
❓ Domande Frequenti
Devo creare un account per firmare?
No. La pagina è pubblica e non richiede login. Il token nel link ti identifica automaticamente. Non devi registrare password o dati personali.
Posso firmare da PC o solo da telefono?
Puoi firmare da entrambi. Da telefono usa il dito per firmare nel riquadro (più naturale). Da PC usa il mouse (meno preciso, ma funzionante). Il riquadro è ottimizzato per entrambi i dispositivi.
Cosa succede se sbaglio a firmare?
Clicca "🗑️ Cancella" per ripulire il riquadro e rifirmare. Puoi ripetere l'operazione quante volte vuoi, finché non clicchi "✍️ Conferma Firma". Una volta confermata, la firma non è più modificabile.
Posso stampare il contratto firmato?
Sì. Dopo la firma, il contratto resta disponibile nel riquadro. Puoi stamparlo direttamente dal browser (Ctrl+P o Cmd+P) o scaricarlo come PDF per archiviarlo.
Il link funziona per sempre?
No. Il link scade dopo 30 giorni dalla creazione. Se non firmi entro quel termine, il link diventa non valido e devi richiederne uno nuovo all'ufficio.
Posso firmare per conto di un collega?
No. Il link è personale e non condivisibile. Se un collega non può firmare (es. non ha lo smartphone), deve contattare l'ufficio per ricevere un link personale o firmare da un altro dispositivo.
La firma ha valore legale?
Sì. La firma elettronica semplice (con token monouso, data, ora e IP) ha valore legale come una firma autografa, ai sensi del CAD (Codice Amministrazione Digitale). Il sistema registra tutti gli elementi necessari per la tracciabilità.
Non ho ricevuto il WhatsApp, cosa faccio?
Verifica che il numero di telefono sia corretto in Anagrafica Addetti. Se il numero è corretto ma non hai ricevuto il messaggio, contatta l'ufficio: possono inviare un sollecito manuale o generare un nuovo link.