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Cos'è la Gestione Assenze Backoffice?
È la pagina dedicata all'ufficio per gestire le richieste di assenza inviate dai dipendenti (ferie, permessi, malattia). Puoi approvare, respingere o mettere in valutazione le richieste, con risposta motivata e notifica automatica al dipendente.
💡 A cosa serve: Centralizza la gestione delle assenze, così non devi più gestire email, chiamate o messaggi WhatsApp. Ogni richiesta è tracciata, con storico completo e risposta motivata.
📐 Layout della pagina
La pagina mostra:
- Badge conteggio pendenti: in alto, mostra quante richieste sono in stato "Inviata", "Letta" o "In valutazione" (da gestire).
- Filtri per stato: pulsanti per filtrare le richieste (Aperte, Inviate, In valutazione, Confermate, Respinte, Tutte).
- Tabella richieste: elenco di tutte le richieste, con data, dipendente, tipo assenza, periodo, ore/cantiere, motivo, certificato medico, stato e azioni.
🔍 Filtri per stato
In alto alla tabella trovi i filtri per stato:
Aperte
Inviate
In valutazione
Confermate
Respinte
Tutte
- Aperte (default): mostra solo le richieste in stato "Inviata", "Letta" o "In valutazione" (da gestire).
- Inviate: solo richieste in stato "Inviata" (appena ricevute, non ancora lette).
- In valutazione: solo richieste in stato "In valutazione" (in fase di analisi).
- Confermate: solo richieste approvate.
- Respinte: solo richieste respinte.
- Tutte: tutte le richieste, indipendentemente dallo stato.
💡 Suggerimento: inizia sempre dal filtro "Aperte" per vedere le richieste da gestire. Una volta gestite, passano automaticamente a "Confermate" o "Respinte".
📋 Tabella richieste
Per ogni richiesta vedi:
- Data: data e ora di invio della richiesta.
- Addetto: nome e cognome del dipendente.
- Tipo: Richiesta o Segnalazione.
- Codice: tipo di assenza (es. "Ferie", "Permesso", "Malattia").
- Periodo: date dal/al (se applicabile).
- Ore/Cantiere: ore richieste e cantiere di riferimento (per permessi).
- Motivo: note o motivazioni inserite dal dipendente.
- Cert. Med.: numero di protocollo del certificato medico (se applicabile). Se il dipendente ha caricato la ricevuta, vedi il link "📎 Vedi ricevuta".
- Stato: badge colorato (🟡 Inviata, 🔵 Letta, 🟢 Confermata, 🔴 Respinta, 🟠 In valutazione).
- Azione: menu a tendina per cambiare stato + campo risposta + pulsante Salva.
✅ Approvare una richiesta
- Nella tabella, trova la richiesta da approvare.
- Nella colonna Azione, seleziona "Conferma" dal menu a tendina.
- Opzionale: inserisci una risposta nel campo di testo (es. "Approvato, buone ferie!").
- Clicca "Salva".
✅ Notifica automatica: il dipendente riceve una notifica via WhatsApp (se configurata) o nel menu principale, con la tua risposta. La richiesta passa allo stato "Confermata" (🟢).
❌ Respingere una richiesta
- Nella tabella, trova la richiesta da respingere.
- Nella colonna Azione, seleziona "Respingi" dal menu a tendina.
- Inserisci una risposta motivata nel campo di testo (es. "Richiesta respinta: periodo già coperto da altro dipendente").
- Clicca "Salva".
⚠️ Attenzione: se la richiesta è una segnalazione di malattia con righe di assenza generate automaticamente, respingendo la richiesta le righe di assenza vengono eliminate dal registro ore. Questo evita che assenze non giustificate restino nel registro ufficiale.
💡 Conferma esplicita: se la richiesta ha righe di assenza generate automaticamente, il sistema ti mostra un popup di conferma con il numero di righe che verranno eliminate. Conferma solo se sei sicuro di voler respingere.
🟠 Mettere in valutazione
Se non puoi approvare o respingere subito (es. devi verificare la copertura del cantiere), puoi mettere la richiesta "In valutazione":
- Nella tabella, trova la richiesta.
- Nella colonna Azione, seleziona "In valutazione" dal menu a tendina.
- Opzionale: inserisci una risposta (es. "In attesa di verifica copertura cantiere").
- Clicca "Salva".
💡 Nota: le richieste "In valutazione" restano nel filtro "Aperte", così non le dimentichi. Una volta verificato, approva o respingi normalmente.
📱 Messaggio WhatsApp al dipendente
A ogni cambio di stato il dipendente riceve un WhatsApp con lo stato esatto (Letta, In valutazione, Confermata o Respinta), il tipo di assenza, il periodo e l'eventuale nota che hai scritto.
💡 Il messaggio parte solo se il dipendente ha un numero di telefono in anagrafica.
🤖 Con l'assistente
Puoi chiedere all'assistente, ad esempio: "che richieste di assenza ci sono da gestire?", "conferma le ferie di Rossi", "respingi la malattia di Bianchi, manca il certificato", "fammi vedere la ricevuta del permesso di Verdi".
- Prima di cambiare stato ti mostra sempre un riepilogo (dipendente, tipo, periodo, nuovo stato) e chiede una seconda conferma, avvisando che partirà il WhatsApp al dipendente.
- Se respingi una malattia che ha già generato giornate di assenza, il riepilogo ti dice quante giornate verranno cancellate dal registro ore, come fa la pagina.
- Se il WhatsApp non parte, l'assistente te lo segnala così puoi avvisare tu il dipendente.
📎 Visualizzare ricevuta/certificato
Se il dipendente ha caricato la ricevuta o il certificato medico (foto o PDF), vedi il link "📎 Vedi ricevuta" nella colonna "Cert. Med.". Cliccando sul link, si apre il file in una nuova scheda, così puoi verificarlo.
💡 Nota: il file resta allegato alla richiesta e visibile anche nello storico futuro. Non viene eliminato se la richiesta viene respinta.
📋 Modello risposta rapida
Per le richieste di malattia con certificato, puoi usare il modello risposta rapida:
- Nella tabella, trova la richiesta di malattia.
- Clicca sul pulsante "📋 Modello" accanto al campo risposta.
- Il sistema inserisce automaticamente un testo standard (es. "Buongiorno, abbiamo ricevuto la sua segnalazione e il certificato medico allegato. Confermiamo la presa in carico.").
- Modifica il testo se necessario, poi clicca "Salva".
💡 Vantaggio: risparmia tempo per le risposte standard, ma puoi sempre personalizzare il testo se necessario.
🔔 Chiusura automatica notifiche
Quando approvi o respingi una richiesta, il sistema chiude automaticamente le notifiche di scadenza ancora aperte legate a quel dipendente (es. "addetto_contratto_scadenza"). Questo evita notifiche fantasma su richieste già gestite.
💡 Nota: la chiusura è automatica e non richiede intervento manuale. Le notifiche vengono marcate come "gestite" (stato 'E') e non appaiono più nel menu principale.
❓ Domande Frequenti
Cosa succede se respingo una richiesta di malattia con righe di assenza generate?
Le righe di assenza generate automaticamente nel registro ore vengono eliminate. Questo evita che assenze non giustificate restino nel registro ufficiale. Prima di respingere, il sistema ti mostra un popup di conferma con il numero di righe che verranno eliminate.
Posso modificare una richiesta già approvata?
No. Una volta approvata o respinta, la richiesta non è più modificabile. Se hai sbagliato, devi contattare il dipendente e gestire la situazione manualmente (es. inserire una nuova richiesta o modificare il registro ore direttamente).
Come faccio a sapere se un dipendente ha caricato il certificato medico?
Nella colonna "Cert. Med.", se il dipendente ha caricato la ricevuta, vedi il link "📎 Vedi ricevuta". Cliccando sul link, si apre il file in una nuova scheda. Se il link non c'è, il dipendente non ha caricato nulla.
Posso vedere le richieste di tutti i dipendenti o solo di alcuni?
Vedi tutte le richieste dei dipendenti della tua azienda. Non ci sono filtri per dipendente specifico, ma puoi usare il filtro per stato per concentrarti sulle richieste da gestire (es. "Aperte").
Cosa significa "badge conteggio pendenti" in alto?
È il numero di richieste in stato "Inviata", "Letta" o "In valutazione" (da gestire). Ti aiuta a capire subito quante richieste devi ancora approvare o respingere, senza dover scorrere tutta la tabella.
Il dipendente riceve una notifica quando approvo/respingo?
Sì. Il dipendente riceve una notifica via WhatsApp (se configurata) o nel menu principale, con la tua risposta. La notifica viene inviata automaticamente dal sistema, non devi farlo manualmente.